Datenschutz der Website

1. Geltungsbereich und Verantwortlicher#

Diese Datenschutzhinweise betreffen die öffentliche octopancy Website einschließlich Produktinformationen, Preisrechner, Kontaktmöglichkeiten, Kampagnen- und QR-Links sowie den internen Verwaltungszugang. Sie gelten nicht für die Verarbeitung innerhalb der octopancy App, etwa bei Anmeldung, Kontoverwaltung, Buchungen oder Gerätesteuerung. Für die App werden separate Datenschutzhinweise bereitgestellt.

Verantwortlich für die Website ist Xsigns GmbH & Co. KG, Clärenore-Stinnes-Straße 15, 27283 Verden (Aller), Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@xsigns.de.

2. Aufruf der Website und Sprachauswahl#

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, die angeforderte Adresse, der Zeitpunkt des Aufrufs und die vom Browser übermittelten Angaben. Dies dient der Auslieferung der Seiten und dem sicheren Betrieb. Als Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorgesehen; unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung der Website.

Beim Aufruf der Startadresse ohne Sprachpfad verwenden wir die vom Browser mitgeteilte Sprachpräferenz, um auf Deutsch oder Englisch weiterzuleiten. Eine direkt aufgerufene Sprachversion bleibt erhalten. Die Sprache wird über die Seitenadresse gewählt; die Website setzt hierfür keinen Sprach-Cookie.

3. Kontakt per Formular oder E-Mail#

Das Kontaktformular mit reCAPTCHA ist derzeit deaktiviert. Für Anfragen steht die direkte E-Mail-Adresse bereit. Die folgenden Angaben zum Formular beschreiben die vorbereitete Funktion.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht, die Sprache des Formulars und, sofern angegeben, Ihre Organisation. Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage zuordnen und beantworten können. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht versendet werden. Die Organisation ist freiwillig.

Die Angaben werden über unseren Website-Server per E-Mail an unser Team gesendet. Ihre E-Mail-Adresse dient als Antwortadresse. Das Formular legt die Nachricht nicht zusätzlich in einer Website-Datenbank ab; die versendete E-Mail wird im eingesetzten Mailsystem verarbeitet. Bei einer direkten E-Mail verarbeiten wir Ihre Absenderangaben und den Inhalt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO vorgesehen. Sonstige Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihrer Nachricht nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zum Missbrauchsschutz werden vorübergehend ein aus der E-Mail-Adresse abgeleiteter Hash und Anfragezähler im Arbeitsspeicher des Website-Servers geführt. Die Begrenzung arbeitet mit Zehn-Minuten-Zeitfenstern; die Daten werden bei der nächsten Anfrage nach Ablauf des Fensters oder beim Neustart zurückgesetzt. Der Hash ist nicht mit einer anonymen Information gleichzusetzen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse am Schutz des Formulars vor missbräuchlicher Nutzung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Kontaktformular verwendet Google reCAPTCHA Enterprise zur Erkennung automatisierter Anfragen. Das Google-Skript wird erst geladen, wenn Sie der Spamprüfung zustimmen und das Formular absenden. Dabei werden Verbindungs-, Geräte- und Interaktionsdaten durch Google verarbeitet; reCAPTCHA kann außerdem Cookies zur Risikobewertung verwenden. Ohne Zustimmung können Sie uns direkt per E-Mail kontaktieren.

Unser Server übermittelt an die reCAPTCHA-Schnittstelle nur den Prüftoken, den öffentlichen Website-Schlüssel und die Aktion „contact“, nicht die Formularfelder. Er prüft die Gültigkeit, Aktion, Herkunftsdomain und Risikobewertung, bevor eine E-Mail versendet wird. Bei abgelehnter oder nicht verfügbarer Prüfung erfolgt kein Versand. Die Zustimmung wird nicht dauerhaft in unserer Website gespeichert. Nach dem Laden kann reCAPTCHA bis zum Verlassen oder Neuladen der Seite aktiv bleiben; laden Sie die Seite neu, um die Nutzung für die Zukunft zu beenden, und erteilen Sie keine erneute Zustimmung. Bereits erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Weitere Angaben zur Verarbeitung durch Google, zu möglichen internationalen Datenübermittlungen und Ihren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

4. Darstellungswahl und Speicherung im Browser#

Ohne eigene Auswahl richtet sich die helle oder dunkle Darstellung nach der Systemeinstellung Ihres Geräts. Wenn Sie die Darstellung umschalten, speichert die Website diese Auswahl lokal im Browser unter „octopancy-website-theme“, damit sie bei weiteren Besuchen erhalten bleibt. Es wird dafür kein Nutzerprofil erstellt.

Die Auswahl bleibt gespeichert, bis Sie sie ändern oder die Website-Daten in Ihrem Browser löschen. Für die Speicherung der ausdrücklich gewählten Darstellung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG vorgesehen. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Grundlage für die Bereitstellung der gewünschten Darstellung.

Nach Bestätigung des Datenschutzhinweises speichern wir unter „octopancy.privacy-preferences“ die Auswahl, eine Versionskennung und den Speicherzeitpunkt im lokalen Browserspeicher. Die Auswahl gilt für 180 Tage pro Browser und Domain. Ungültige oder abgelaufene Einträge werden nicht mehr verwendet. Es wird keine Besucherkennung erzeugt. Über „Datenschutz“ unten rechts können Sie die Einstellungen jederzeit öffnen. Derzeit sind ausschließlich erforderliche Funktionen aktiv; optionale Dienste werden dadurch nicht freigegeben.

5. Preisrechner und Übergang zur App#

Der Preisrechner verarbeitet die gewählte Tarif- und Angebotskennung sowie die ausgewählten Mengen der Zusatzprodukte. Unser Website-Server übermittelt diese Auswahl an die öffentliche octopancy Preis-Schnittstelle und liefert die berechnete Vorschau zurück. Auch Produktbilder und Aktualisierungen des Preiskatalogs werden über unseren Website-Server geladen.

Für die Preisabfrage sind weder ein Konto noch Name oder E-Mail-Adresse erforderlich. Die Website liest dafür keine App-Anmeldedaten aus und reicht keine App-Zugangsdaten an die Preis-Schnittstelle weiter. Die Verarbeitung dient der angeforderten Preisvorschau; soweit personenbezogene Daten betroffen sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die vorvertragliche Anfrage vorgesehen.

Die Auswahl kann in der Seitenadresse enthalten sein und dadurch im Browserverlauf oder in einem von Ihnen geteilten Link erscheinen. Beim Wechsel zur App werden Tarif, gegebenenfalls Angebot und Mengen über den Link zur Registrierung oder Anmeldung übergeben. Eine Anmeldung und die weitere Verarbeitung in der App sind nicht Gegenstand dieser Website-Erklärung.

6. Eingebundene Inhalte und externe Links#

Die Website stellt ihre Schriftarten und Bilder selbst bereit. Sie verwendet keine externen Analyse- oder Werbetracker und bindet keine Newsletter-Anmeldung, externen Karten oder Videoplayer ein.

Links zu anderen Anbietern oder zur Dokumentation öffnen eigenständige Angebote. Beim Folgen eines Links wird eine Verbindung zum jeweiligen Ziel hergestellt. Für die Verarbeitung dort gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Betreibers.

7. Empfänger und Speicherdauer#

Zugriff auf Kontaktanfragen erhalten die mit ihrer Bearbeitung betrauten Personen. Für den technischen Betrieb und die E-Mail-Verarbeitung sind die tatsächlich eingesetzten Hosting- und E-Mail-Dienstleister maßgeblich.

Personenbezogene Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die technisch umgesetzte Speicherung der Darstellungswahl und der Missbrauchsschutzzähler ist in den jeweiligen Abschnitten beschrieben.

8. Ihre Rechte#

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierfür an info@xsigns.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unser Unternehmen ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig: https://www.lfd.niedersachsen.de.

Die hier beschriebenen Website-Funktionen treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und erstellen keine Marketingprofile.

9. Geschützter Verwaltungszugang#

Der Login im Footer führt zur internen Website-Verwaltung für berechtigte Mitarbeitende. Bei erfolgreicher Anmeldung speichern wir den technisch notwendigen Sitzungscookie „__Host-website-admin“. Er enthält eine zufällige Kennung; in der Website-Datenbank wird nur deren Hash zusammen mit einem Schutzwert für Formulare und dem Ablaufzeitpunkt gespeichert. Der Cookie ist auf unserer HTTPS-Website gegen JavaScript-Zugriff geschützt und auf acht Stunden begrenzt. Abmelden widerruft die aktuelle Sitzung; ein Passwortwechsel widerruft alle Verwaltungssitzungen.

Das Verwaltungspasswort wird ausschließlich als gesalzener Passwort-Hash gespeichert. Für die Begrenzung von Anmeldeversuchen führen wir einen gemeinsamen Zähler mit einem 15-Minuten-Zeitfenster ohne IP-Adressen oder Besucherkennungen. Dieser wird nach Ablauf bei einem weiteren Versuch oder nach erfolgreicher Anmeldung zurückgesetzt.

Sitzungseinträge werden bei Abmeldung und Passwortwechsel entfernt. Abgelaufene Einträge werden bei erfolgreicher Anmeldung bereinigt; höchstens 20 Einträge werden vorgehalten. Diese Anmeldung erstellt keine Besucherprofile und gehört nicht zur Anmeldung in der octopancy App.

Dies dient der Zugangskontrolle und dem Schutz der Kampagnenverwaltung vor unbefugten Zugriffen. Als Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorgesehen. Der Sitzungscookie ist für den ausdrücklich angeforderten Verwaltungszugang erforderlich; hierfür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG vorgesehen. Öffentliche Besucher benötigen keine Anmeldung. Technische Diagnosemeldungen enthalten den Vorgang und dessen Ergebnis, aber keine Passwörter, Sitzungstoken oder eingereichten Formularinhalte.

10. Aufrufe von Kampagnen- und QR-Links#

Wir messen die Nutzung unserer Kampagnen- und QR-Links, um die Resonanz auf Werbemittel auszuwerten und Kampagnen über längere Zeiträume miteinander zu vergleichen. Erfasst werden GET-Anfragen an einen vorhandenen Kampagnenlink unter /q/. Ein direkter Aufruf der Zielseite und reine HEAD-Anfragen erzeugen keinen Aufrufdatensatz. Die Statistik zählt Anfragen, nicht eindeutige Personen oder nachgewiesene QR-Scans; auch wiederholte Aufrufe und automatisierte Anfragen können enthalten sein.

Für jede erfasste Anfrage speichern wir eine zufällige Datensatzkennung, die Zuordnung zum QR-Link und damit zur Kampagne, den UTC-Zeitpunkt, den Kalendertag in der Zeitzone Europe/Berlin sowie Browserfamilie, Betriebssystem, Geräteklasse, eine ungefähre Bot-Einordnung und eine Testkennzeichnung. Die Geräteangaben werden serverseitig aus höchstens 1.024 Zeichen des vom Browser gesendeten User-Agent abgeleitet. Fehlende oder nicht erkannte Angaben bleiben unbekannt. Authentifizierte Testaufrufe sind gesondert gekennzeichnet.

Die Aufrufdatensätze enthalten keine IP-Adresse, vollständige User-Agent-Zeichenfolge, Referrer, beliebige Anfrageparameter oder dauerhafte Besucherkennung. Die Datensatzkennung bezeichnet nur die einzelne Anfrage und wird nicht zur Wiedererkennung eines Browsers verwendet. Für diese Auswertung setzen wir weder Cookies noch Einträge im Browserspeicher und erstellen keine personenbezogenen Nutzungsprofile. Technisch notwendige Verbindungsdaten werden unabhängig davon zur Auslieferung verarbeitet; dies ist von den gespeicherten Kampagnendaten zu unterscheiden.

Die Weiterleitung ergänzt die Zieladresse um feste Kampagnen- und Linkkennungen sowie die Herkunft „qr“ und das Medium „print“ als UTM-Parameter. Diese enthalten keine individuelle Besucherkennung, können aber im Browserverlauf oder in geteilten Links erscheinen.

Die Datensätze werden in unserer Website-Datenbank gespeichert. Zugriff und CSV-Export sind auf berechtigte Personen im geschützten Verwaltungsbereich beschränkt. Wir verwenden dafür keinen externen Analysedienst. Die Aufrufdatensätze werden für langfristige Kampagnenvergleiche derzeit ohne feste zeitliche Begrenzung aufbewahrt; eine automatische Löschung findet nicht statt. Auch das Archivieren einer Kampagne oder eines Links löscht die zugehörigen Aufrufdaten nicht.

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage vorgesehen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Messung der Reichweite und Wirksamkeit unserer Kampagnen mit möglichst wenigen Daten. Die im Abschnitt „Ihre Rechte“ beschriebenen Rechte bleiben unberührt.